【Excel】知っておくと作業がはかどる便利機能7選

毎日のようにExcelを開いているのに、実は便利な機能の多くを使わないまま過ごしている…という方は意外と多いのではないでしょうか。関数を覚えるほどではないけれど、知っているだけで確実に作業時間が短縮できる機能はたくさんあります。

本記事では、知っておくと日々の作業がはかどるExcelの便利機能を7つ厳選して紹介します！

氏名から姓だけを抜き出す、表記のバラバラなデータを統一するといった作業を、関数を使わずに一瞬で終わらせられる機能です。最初の1〜2行にお手本を入力して「Ctrl」＋「E」を押すだけで、Excelが法則性を読み取って残りの行を自動で埋めてくれます。

行数の多い表をスクロールしても、見出し行や見出し列が常に画面に表示されたままになる機能です。「表示」タブの「ウィンドウ枠の固定」から設定でき、どのセルを選んでから操作するかで固定範囲が変わります。

「ホーム」タブ →「条件付き書式」→「セルの強調表示ルール」→「重複する値」を選ぶだけで、重複しているセルに自動で色が付きます。削除する前にまず重複箇所を確認したいときに便利です。

「検索値より左側の列を取り出せない」「検索方向が縦方向しか対応していない」といったVLOOKUP関数の弱点を解消した、比較的新しい検索関数です。既定で完全一致検索になり、見つからない場合の代替値も指定できるため、VLOOKUPよりも扱いやすくなっています。

「＊」（任意の文字数）や「？」（任意の1文字）を使うと、「〇〇を含む」「〇〇で始まる」といったあいまいな条件での検索・集計ができます。検索ダイアログだけでなく、COUNTIF・SUMIF関数の条件にも使えます。

データが入力されているセルで「Ctrl」＋矢印キー（↑↓←→）を押すと、同じ列・行の中でデータが途切れるところまで一気にカーソルが移動します。マウスでスクロールして端まで探す必要がなくなり、数百行・数十列ある表でも瞬時に端まで移動できます。

セルの色を変えた、行を挿入した、罫線を引いた…といった直前の操作を、「F4」キーを押すだけで別のセルにもそのまま繰り返せます。また数式編集中に使うと、セル参照を「相対参照」「絶対参照」「複合参照」の間で切り替えられる、もう1つの使い道もあります。

今回紹介した7つの機能は、どれも特別な準備や関数の暗記なしにすぐ使い始められるものばかりです。すべてを一度に覚える必要はないので、まずは今の作業で一番時間がかかっている部分に近いものから、1つずつ試してみてください。