Excelの関数は500種類近くあると言われますが、仕事で実際によく使うのはそのうちのごく一部です。「関数を勉強しなきゃ」と思っても、どれから覚えればいいのか分からず、結局いつも同じ表を手作業で集計している…という方も多いのではないでしょうか。
●関数が多すぎて、仕事で使うものがどれなのか分からない。。
●合計くらいはできるけど、「条件で数える」「別の表から探す」になると手が止まる。。
●どの順番で覚えればいいのか、目安が知りたい。。
本記事では、事務作業や集計で本当によく使う関数を10個に絞り、「仕事でこう頼まれたら、この関数」という形で紹介します。覚える順番の目安に加えて、記事の最後には、実際に手を動かして確かめたい方向けのおまけの練習問題もご用意しました！
なお、この記事の数式例は、A列に日付、B列に担当者、C列に商品、D列に数量、E列に金額が入った売上表（データは2行目から11行目）を想定しています。お手元の表に当てはめるときは、範囲（E2:E11など）を実際の表に合わせて読み替えてください。
SUM：合計を出す
「今月の売上合計を出して」と頼まれたら、まずはSUM関数です。範囲を指定するだけで、その中の数値をすべて足してくれます。
=SUM(E2:E11)合計を出したいセルで「Alt」＋「Shift」＋「－」を押すと、SUM関数が自動で入力されます。
AVERAGE：平均を出す
「1件あたりの平均金額は？」と聞かれたらAVERAGE関数です。使い方はSUMと同じで、範囲を指定するだけです。
=AVERAGE(E2:E11)同じ形で、最大値はMAX、最小値はMINに置き換えるだけで求められます。セットで覚えておきましょう。
COUNTIF：条件に合う件数を数える
「田中さんの受注は何件？」のように、条件に合うデータの件数を数えるのがCOUNTIF関数です。「範囲」と「条件」の2つを指定します。
=COUNTIF(B2:B11, "田中")SUMIF：条件に合うデータだけ合計する
「田中さんの売上合計は？」のように、条件に合う行の金額だけを合計したいときはSUMIF関数です。「条件を探す範囲」「条件」「合計する範囲」の順に指定します。
=SUMIF(B2:B11, "田中", E2:E11)COUNTIFとSUMIFは、半角の「*」を使えば「〇〇を含む」「〇〇で始まる」といったあいまいな条件にもできます。詳しくは次の記事で解説しています。
IF：条件によって表示を変える
「金額が5,000円以上なら『大口』と表示して」のように、条件を満たすかどうかで表示を切り替えるのがIF関数です。「条件」「満たすときの表示」「満たさないときの表示」の3つを指定します。
=IF(E2>=5000, "大口", "")最後の""は「何も表示しない」という意味です。1行目に入力したら、セルの右下をつまんで下までコピーすれば、全行を一気に判定できます。
XLOOKUP：別の表から値を探してくる
「商品名を入れたら、金額を自動で表示したい」のように、表から対応する値を探してくるのがXLOOKUP関数です。「探す値」「探す範囲」「取り出す範囲」の3つを指定します。たとえば、セルG2に入れた商品名を表から探して、その金額を表示するには次のように入力します。
=XLOOKUP(G2, C2:C11, E2:E11)XLOOKUPはMicrosoft 365とExcel 2021以降で使えます。古いバージョンのExcelを使っている人とファイルをやり取りする場合は、昔からあるVLOOKUP関数を使う必要があることも覚えておきましょう。
IFERROR：エラー表示を見やすくする
XLOOKUPで探した値が見つからないと「#N/A」のようなエラーが表示されてしまいます。エラーの代わりに好きな文字を表示するのがIFERROR関数で、ほかの関数を包むように使います。
=IFERROR(XLOOKUP(G2, C2:C11, E2:E11), "該当なし")資料として人に渡す表では、エラーがそのまま並んでいると見栄えが悪くなります。仕上げの一手として覚えておくと便利です。
ROUND：四捨五入する
税込金額を計算すると、1,234円×1.1＝1357.4のように小数点以下の端数が出ることがあります。ROUND関数を使うと、指定した桁で四捨五入できます。2つ目の数字を0にすると、整数（1円単位）に丸められます。
=ROUND(E2*1.1, 0)セルの表示形式で小数点以下を隠しただけでは、見た目が整数になるだけで中身の数値は端数のままです。合計がずれる原因になるので、金額の計算ではROUNDで丸めておくのが安心です。切り捨てならROUNDDOWN、切り上げならROUNDUPを、同じ形で使います。
TODAY：今日の日付を表示する
TODAY関数は、ファイルを開いた日の日付を自動で表示します。カッコの中には何も入れません。
=TODAY()日付どうしは引き算ができるので、たとえば「請求日から今日までに何日たったか」は=TODAY()-請求日のセルで計算できます。なお、TODAYは開くたびに日付が変わります。「入力した日」を記録として残したい場合は、関数ではなく「Ctrl」＋「；」で日付を直接入力しましょう。
UNIQUE：重複を除いた一覧を作る
「担当者の一覧を作って」と言われたとき、同じ名前が何度も出てくる列から手作業で拾うのは大変です。UNIQUE関数を使うと、重複を除いた一覧が自動で下のセルに並びます。
=UNIQUE(B2:B11)UNIQUEもXLOOKUPと同じく、Microsoft 365とExcel 2021以降で使える関数です。
関数を使わずに重複データをチェック・削除する方法は、次の記事で紹介しています。
覚える順番の目安
10個を一度に覚える必要はありません。次の3ステップで、仕事でよく出てくる順に身につけていくのがおすすめです。
| ステップ | 関数 | できるようになること |
|---|---|---|
| ステップ1 | SUM、AVERAGE、ROUND、TODAY | 基本の集計と、日付・端数の扱い |
| ステップ2 | IF、COUNTIF、SUMIF | 条件に合わせた判定・集計 |
| ステップ3 | XLOOKUP、IFERROR、UNIQUE | 複数の表を組み合わせたデータ整理 |
ステップ2まで使えるようになると、日々の集計作業の多くは手作業から関数に置き換えられます。ステップ3まで進めば、「別の表と突き合わせる」といった一段上の作業も任せてもらえるレベルです。
おまけ：練習問題で手を動かしてみよう
読んで分かった気がしても、いざ自分で入力しようとすると手が止まることはよくあります。腕試しをしたい方向けに、この記事で紹介した10個の関数を1問ずつ使う練習問題をExcelファイルにまとめました。記事の数式例とは条件を少し変えてあるので、「どこを変えればいいか」を考えながら解いてみてください。
- 「問題」シート：売上表と10問の練習問題。黄色のセルに数式を入力して解きます。
- 「解答」シート：正解の数式と結果。問題を解き終わってから開いてください。
数式の書き方が違っても、結果が同じなら正解です。マクロは含まれていないので、安心してお使いください。
関数がうまく動かないときは
関数を入力したのに計算されず、数式がそのまま表示されてしまう場合は、セルが「文字列」になっていることが原因のことがあります。直し方は数式がそのまま表示されるときの対処法で解説しています。また、数値を変えても結果が更新されない場合は、計算方法が「手動」になっている可能性があります。こちらは数式が自動で計算されないときの直し方を参考にしてください。
まとめ
Excelの関数はたくさんありますが、仕事でよく使うのは今回紹介した10個が中心です。まずはステップ1のSUMやAVERAGEから、実際の業務の表で1つずつ試してみてください。腕試しをしたい方は、おまけの練習問題にも挑戦してみてください。関数以外の便利な機能も知りたい方は、Excelの便利機能まとめもあわせてチェックしてみてください。
